Si no declaras los pagos que has realizados a alguien que no es tu empleado (NEC – No Employee Compensation) , el IRS multará a tu empresa según el número de días de retraso, las multas pueden alcanzar hasta $270 por cada forma 1099- MISC emitida tarde o no enviada al IRS.
Debes reportar al IRS, mediante correo físico o electrónico hasta el 31 de enero, los pagos realizados a alguien que no es tu empleado (NEC – No Employee Compensation)Tips importantes para emitir las formas 1099 – MISC a tus contratistas, te explicamos en este blog.
Forma 1099-MISC: Tu empresa tiene que llenar una forma 1099-MISC por cada persona a quien le pagó durante el año al menos $600 por concepto de :
Renta (Casillero # 1)
- Renta de Oficina pagada directamente al propietario del inmueble.
- Renta de Maquinaria, si la renta del equipo es parte de un contrato que incluye el uso de la máquina y el operador prorratea el pago entre la renta de la máquina (Casillero # 1) y el cargo del operador (casillero # 7).
Otros Pagos (Casillero # 3)
- Pagos que no son reportable por cualquier otro concepto,
- Premios o recompensas que no sean por servicios realizados, o de empleados,
- Pagos de salarios a empleados que han fallecido.
Retenciones de Impuestos a la Renta (Casillero # 4)
Servicios realizados por alguien que no es tu empleado (Casillero # 7) (NEC – No employment compensation).
- Pagos por servicios (Labor, mano de obra)
- Premios
- Otras recomensas
- Honorarios de Abogados
Generalmente debes reportar pagos realizados a subcontratistas independientes en el Casillero # 7
Forma W-9: Para reportar estos pagos debes obtener el número de Identificación de contribuyente (TIN – Taxpayer Identification Number) de la persona que recibió el pago. Usted puede usar la forma W-9 (Request for TIN and Certification) para obtener este número.
Para bajar la forma W-9 presione aquí:
También es importante que mantengas con cada contratista un acuerdo de subcontratista.
Puedes obtener un modelo de esto en el siguiente link (Modelo de acuerdo de subcontrato simple)
Plazos : Las formas reportando pagos realizados a alguien que no es tu empleado (NEC) deben ser llenadas y enviadas al IRS hasta el 31 de Enero, ya sea que las formas se reporten por correo o electrónicamente.
Otros tipos de pago deben ser llenados y enviados al IRS en la forma 1099-MISC por correo hasta el 28 de febrero y electrónicamente hasta el 31 de Marzo.
Debes suministrar una copia de la forma 1099-MISC a la persona que recibió el pago, en los mismos plazos establecidos para ser reportadas al IRS
Forma 1096: Si está reportando las formas 1099-Misc por correo tradicional al IRS, debe preparar y enviar junto a esta la forma 1096 (Annual Summary and Transmittal of US Information Returns), cuando las formas 1099-Misc se envían electrónicamente no es necesario preparar la forma 1096.
Avisos de información incorrecta en las formas 1099 MISC: Si la información del nombre de la persona y el número de identificación de contribuyente está incorrecta podrías recibir o haber recibido del IRS hasta 2 cartas en 3 años conocidas como AVISO B.
Con el primer aviso debes enviar una copia de este, junto con una forma W-9 para que la persona que recibió el pago corrija y certifique la información de su nombre y TIN, si la persona no responde en 30 días, comience reteniendo el 24% sobre el valor de los pagos realizados, si la persona responde con el misma información, no estas obligado a retener impuestos, sin embargo debes guardar la certificación W-9 por lo menos 3 años. Si recibes un segundo aviso sobre esa misma persona, debes enviar una copia de este y requerir una copia de la tarjeta de número de seguridad social o de la forma 147C.
Los impuestos retenidos deben reportarse en la forma 945.
Penalidades: El IRS impondrá a tu Empresa penalidades dependiendo de cuando envías la información correcta, si presentas con 30 días de atraso a la fecha requerida, la penalidad podría ser desde $50.00 por planilla hasta un máximo de $191,000 si es una pequeña Empresa.
La multa será de $100.00 por planilla como mínimo si llenas después de 30 días de atraso, pero no más tarde de Agosto 1, la máxima penalidad para este periodo de atraso será de $547,000 dólares para pequeñas Empresas.
Si envías la forma 1099 MISC, después del 1 de Agosto o no la envías, la penalidad será de $270,00 por planilla y hasta $1,094.000 para pequeños negocios.
Oscar Peña, RTRP-CPIA
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