Nómina
Payroll para empresas pequeñas en Florida
Corremos tu nómina, calculamos las retenciones, presentamos los reportes trimestrales y emitimos los W-2 y 1099 al cierre del año. Tú apruebas las horas; el resto lo llevamos nosotros.
Desde $120
al mes, nómina mensual
W-2 y 1099
al cierre del año
Semanal o bisemanal
el ciclo que uses
El error de nómina que más caro sale
Pagar a alguien como contratista cuando en realidad es empleado es el error más común y el más costoso. Si le pones el horario, le dices cómo hacer el trabajo y le das las herramientas, para el IRS y para el estado esa persona es empleada, aunque hayan firmado otra cosa. La reclasificación llega con impuestos retroactivos, intereses y penalidades, y en Florida suele venir acompañada de un problema de workers comp.
El otro frente es el calendario. La nómina no es solo pagar: es depositar las retenciones en fecha, presentar el 941 federal cada trimestre y el RT-6 del reemployment tax de Florida, y cerrar el año con los W-2 y los 1099 antes del 31 de enero. Cada uno de esos pasos tiene penalidad propia si se pasa.
Cuando llevamos tu nómina, esos depósitos y esos reportes salen sin que tengas que acordarte. Y como también llevamos tus libros y tus impuestos, el gasto de nómina entra correctamente en tu contabilidad y en tu declaración, sin descuadres al final del año.
Empleado W-2 o contratista 1099
La clasificación no la elige el que paga: la determinan los hechos de la relación de trabajo.
| Punto de comparación | Empleado (W-2) | Contratista (1099) |
|---|---|---|
| Quién controla el trabajo | Tú: horario, método, supervisión. | El contratista decide cómo y cuándo lo hace. |
| Herramientas y equipo | Los pone la empresa. | Los pone el contratista. |
| Retenciones | La empresa retiene y deposita impuestos. | No hay retención; él paga sus estimados. |
| Workers comp | Generalmente obligatorio. | Necesita su propia póliza o exemption. |
| Documento de fin de año | W-2 antes del 31 de enero. | 1099-NEC antes del 31 de enero. |
Si tienes dudas sobre cómo está clasificado alguien de tu equipo, revísalo antes de que lo revise una auditoría. En la consulta lo evaluamos caso por caso.
Cómo es el proceso con nosotros
Paso 1
Revisamos tu equipo
Cuántas personas, cómo les pagas hoy y cómo deberían estar clasificadas. Ahí sale el precio.
Consulta gratis
Paso 2
Registro como empleador
Damos de alta tus cuentas de nómina ante el IRS y el estado de Florida, y cargamos a tu equipo.
Primera semana
Paso 3
Corremos cada ciclo
Tú apruebas las horas y nosotros calculamos, pagamos y depositamos las retenciones en fecha.
Semanal o bisemanal
Paso 4
Reportes y cierre
Presentamos los trimestrales y emitimos los W-2 y 1099 antes del 31 de enero.
Trimestral y anual
Qué necesitamos para arrancar
Con esto damos de alta la nómina y corremos el primer ciclo.
Tu calendario de nómina
Cada obligación con su fecha, presentada por nosotros.
- Corrida de nómina
- Semanal o bisemanal
- Depósito de impuestos de nómina
- Según tu frecuencia asignada
- Formulario 941 federal
- Cada trimestre
- RT-6 de reemployment tax
- Cada trimestre
- W-2 y 1099-NEC
- Antes del 31 de enero
- Formulario 940 anual
- Enero
«Pagaba a mis muchachos en efectivo y no sabía el riesgo que estaba corriendo. Me formalizaron la nómina y ahora los reportes salen solos.»
Testimonio publicado con consentimiento del cliente. Los resultados varían según el caso.
Preguntas frecuentes sobre payroll en Florida
¿Cuándo tengo que registrarme como empleador en Florida?+–
Antes de pagarle a tu primer empleado. Hay que tener el EIN y las cuentas de nómina activas ante el IRS y ante el Florida Department of Revenue para el reemployment tax. Pagar antes de registrarse genera penalidades por reportes no presentados.
¿Puedo pagar a mi equipo con 1099 y evitarme la nómina?+–
Solo si de verdad son contratistas independientes: ellos deciden cómo y cuándo trabajan, ponen sus herramientas y atienden a otros clientes. Si les pones horario y método, son empleados. La reclasificación trae impuestos retroactivos, intereses, penalidades y problemas de workers comp.
¿Qué reportes de nómina hay que presentar y cuándo?+–
El 941 federal y el RT-6 del reemployment tax de Florida cada trimestre, el 940 anual en enero, y los W-2 y 1099-NEC antes del 31 de enero. Los depósitos de las retenciones van según la frecuencia que te asigne el IRS.
Soy el único dueño de mi S Corp. ¿Necesito ponerme en nómina?+–
Sí. Si eliges tributar como S Corp, el IRS espera que el dueño que trabaja en la empresa reciba un sueldo razonable por nómina, con sus retenciones, antes de tomar distribuciones. Es una de las cosas que más se revisa en auditoría.
¿El payroll incluye workers comp?+–
Son cosas distintas y las coordinamos. La nómina calcula y reporta; el workers comp es una póliza de seguro aparte, obligatoria en la mayoría de los casos y especialmente estricta en construcción. Te ayudamos con las dos.
Ya corrí nómina este año por mi cuenta. ¿Pueden tomarla desde aquí?+–
Sí. Cargamos lo que ya pagaste en el año, revisamos que los depósitos y reportes estén al día, corregimos lo que falte y seguimos desde el ciclo siguiente.
Nómina para empresas de Florida y del resto del país
Atendemos en persona en Brandon y en remoto donde estés. Las obligaciones estatales cambian según dónde tengas empleados y lo revisamos contigo.
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Formalicemos tu nómina
Dinos cuántas personas tienes y cómo les pagas hoy. Te decimos qué te falta, qué riesgo hay y cuánto cuesta llevarlo bien.