Estas son tus obligaciones como una empresa en Florida

Reporte Anual : Si tu empresa ha sido incorporada durante el año, debes llenar a partir del 1 de Enero  hasta el 30 de Abril un reporte anual con el estado de la Florida (después del 1 de mayo tendrás que pagar una multa de $400).  Si olvidas hacer este reporte hasta el 30 de septiembre, la División de Corporaciones disolverá tu empresa.

Renovación de Licencias Profesionales : Para prestar un servicio o vender mercancía tu necesitas contar con  licencias profesionales , estas son de 2 tipos , licencias que necesita tu  Empresa, Local o Establecimiento y las que necesitan tus empleados y los representantes legales de la empresa para ejercer su trabajo.

La mayoría de las Licencias profesionales tienen un plazo de vencimiento de 6 meses, 1 o 2 años, el renovar estas Licencias oportunamente es una obligación de la Empresa, así también las actividades que requieren de Agentes Licenciados, estos deben de cumplir con los requisitos de educación continua y de renovación de sus Licencias Individuales antes de renovar las licencias para tu Empresa.

Pago de Business Tax : Todos los Condados y muchas ciudades  del Estado, exigen el pago de una tasa anual a las Empresas, establecidas o que hacen negocio dentro de su jurisdicción.

Estos  certificados vencen el 31 de Agosto de cada año y las empresas deben obligatoriamente renovar esto; tanto con el condado, como con la ciudad donde sea exigido.

Income Tax Return : Cuando  realizaste la aplicación para obtener el Número de Identificación de Empleador, elegiste  la fecha del año fiscal para tu Empresa, esta representa la fecha del cierre contable, según esta el IRS determina la fecha en que tu Empresa, está obligada a presentar la declaración de Impuestos sobre la Renta.

Si elegiste como año fiscal, un año calendario, la fecha de cierre contable será el 31 de Diciembre de cada año, y la obligación para presentar las declaraciones de Impuestos a la renta será de acuerdo a las siguientes fechas :

C-Corp o S-Corp hasta el 15 de Marzo de cada año

LLC o Sole Proprietor hasta el 15 de Abril de cada año

Antes de estas fechas, la Empresa pueda solicitar una extensión de tiempo para llenar sus declaraciones y conseguir 6 meses de plazo adicional, esto evitará que el IRS te imponga penalidades por no llenar la declaración oportunamente, pero no evitará los intereses sobre cualquier valor de impuestos que la Empresa debe a estas fechas.

Properties and Tangible Tax ; Si los activos fijos de tu Empresa están por encima de $20,000 después de las depreciaciones, tu empresa debe pagar el Tangible Tax sobre estos montos, El condado  enviará a tu empresa una forma para verificar si debes pagar estos taxes, y posteriormente emitirá el correspondiente recibo de ser el caso.

En este recibo la Autoridad concederá a tu empresa  el plazo hasta el 15 de Febrero para pagar sin recargo de intereses y hasta el 31 de Mayo para pagar con recargos.

Use and Sales Taxes ; Es importante determinar si una o varias actividades de tu empresa, están sujetas a retener y/o pagar el Impuesto de Uso y Ventas. Dependiendo del monto de Impuesto que tu empresa recaude, el Departamento de Renta de la Florida, determinará si la Empresa debes depositar los impuestos recaudados  mensual o trimestralmente, estos debes reportarlos máximo hasta el día 20 del siguiente mes de lo recaudado en el periodo establecido.

Si tu Empresa compra fuera del Estado o en el Exterior, artículos que son sujetos a impuestos sobre la venta y para uso de tu Empresa podría estar obligado a reportar estas compras y pagar el impuesto de uso trimestralmente.

Employment Taxes ; Como un empleador estas obligado a recaudar y pagar los siguientes Impuestos y Seguros de Empleo :

Impuesto sobre la Rentas de los Empleados

Seguridad Social , parte deducida del sueldo del Empleado

Seguridad Social , parte aportada por el Empleador

Medicare, parte deducida del sueldo del Empleador

Seguro de Desempleo

Dependiendo del monto, estarás obligado a depositar estos impuestos semanal, mensual, trimestral o anualmente y llenar las respectivas formas con el IRS, Departamento de Rentas de la Florida mensual, trimestral y anualmente.

Reporte de Nuevos Empleados ; Cada vez que tu Empresa contrata un nuevo empleado, debes reportarlo al Centro de Nuevas Contrataciones de la Florida, dentro de los 20 días a la contratación o recontratación.

Reporte de Pagos realizados a Subcontratistas ; Si tu Empresa ha utilizado los servicios de subcontratistas durante el año, está obligada a reportar al IRS hasta el 31 de Enero de cada año el monto total de los pagos realizados y los impuestos retenidos a estos.

Reportes al Social Security Administration ; Tu empresa debe reportar anualmente hasta el 31 de Enero de cada año las formas W2 de los Empleados al Departamento de Seguridad Social  de los Estados Unidos. Esta forma resume el monto total de salario recibido por el Empleado, Impuestos y otros beneficios retenidos y pagados.

Renovación de Pólizas de Seguros ; Tus pólizas de seguros comerciales normalmente son contratados por 1 año, estas deben ser  renovarlas en las fechas de vencimiento.

Auditoría de Premium ;  Los premium de las pólizas de Worker Compensation y General Liability están sujetas a Auditoría por parte de la Compañía de Seguro, para determinar el valor exacto del premium una vez que se ha cumplido el periodo de vigencia de la póliza.

Si tienes alguna duda por favor contáctanos: info@reacherservices.com / 813-756-6931

 

Oscar Peña, RTRP-CPIA

Crea en 10 pasos tu Empresa en Florida

  1. Decide como será constituida legalmente tu empresa : LLC,  C-Corp o Sole Proprietor.
  2. Verifica la disponibilidad del nombre de tu empresa.
  3. Registra tu empresa en la División de Corporaciones.
  4. Obtén el Número Federal de Identificación de Empleador (FEIN)
  5. Solicita al IRS  ser tratado como una Small Corporation. (Si, requerido).
  6. Solicita la exención de obtener el  seguro de Workers Compensation para los dueños de tu Empresa (Si, requerido)
  7. Registra a tu empresa en el Departamento de Rentas del Estado de la Florida para que puedas recaudar  y pagar taxes locales.
  8. Obtén las licencias profesionales requeridas conforme las actividades que realizará tu empresa.
  9. Obtén los permisos de funcionamiento de la empresa  otorgado por las Entidades locales. (Business Tax Receipts)
  10. Contrata el seguro obligatorio de Workers Compensation y aunque no es obligatorio es recomendable que contrates también el seguro de General Liability.

Si necesitas  una guía para hacerlo por tu cuenta  o si deseas que nosotros lo hagamos por ti contáctanos: 

813-756-6931               info@reacherservices.com

Oscar B. Peña, RTRP – CPIA

Que és el WORKER COMPENSATION INSURANCE y como beneficiarte

Si tu  Empresa que está o pretende estar en la Industria de la Construcción en Florida está obligada por ley a obtener el Seguro de Compensación de Trabajadores, a partir del primer empleado que contrate, pero si tu empresa pertenece a otro sector esta obligación es a partir del cuarto empleado.

Cómo te protege?

Este es un seguro que te protegerá a ti y a tus empleados en casos de accidentes en el trabajo. Con este seguro está cubierto el  100 % de los gastos médicos y hospital generados como consecuencia del accidente y hasta el 66% de pago de salario del empleado accidentado mientras se encuentre inhabilitado. Además protegerá a tu empresa de las posibles demandas realizadas por el trabajador accidentado, entre otros beneficios.

Cuanto cuesta?

El Costo del Seguro o Prima se determina en función del riesgo de la actividad que se realiza, a mayor riesgo más alta el valor de la prima, dependiendo de la actividad esta pueda variar entre el 2% al 20%  sobre el salario y beneficios que recibe el empleado.

Cómo reducir mi prima?

La ley permite excluir del pago del seguro hasta 3 dueños siempre y cuando todos tengan más de un 10% de participación en la empresa. Para esto debes conseguir un exemption worker compensation, mediante una aplicación y el pago de una tasa de $50,00,(solo los de la industria de la construcción). No olvides que debes renovar tu exemption worker compensation cada 2 años.

Una correcta clasificación de las actividades  de tus empleados puede reducir tu prima por ejemplo si tienes personal administrativo en tu empresa y lo declaras así este personal paga una menor prima que el personal que trabaja en campo.

Auditorías y multas

Del estado

La División de Worker Compensation del Estado te realizará inspecciones sin noticarte previamente  para verificar el cumplimiento de esta obligación, y en caso de determinar su incumplimiento las sanciones van desde suspensión del trabajo hasta una multa equivalente al doble del premium que la Empresa debe contratar.

De la empresa de seguros

El Premium de la Póliza de Worker Compensantion (valor a pagar periódicamente) , está sujeto a Auditoría por parte de la Compañía de Seguro que asume el riesgo, estas Auditorías te las podrán realizar durante la vigencia de la póliza y/o  al vencimiento de la póliza. La Auditoría determinará el valor exacto del premium que debió pagar la Empresa asegurada.

Hacer las estimaciones correctas y oportunas durante la vigencia de la póliza te evitará grandes cargos y observaciones al momento de la auditoría.

Cualquier inquietud adicional sobre el seguro de Worker Compensation, contactanos

Si te queda alguna duda contáctanos:  info@reacherservices.com / 813-756-6931 

Oscar Peña, RTRP-CPIA

Realmente es mejor trabajar informalmente (CASH)?

Todos piensan que trabajando CASH, ganan más, puedo decirles con toda certeza que eso no es cierto, la informalidad tiene un costo muy alto.

Muchísimas  personas en la industria de la construcción en los Estados Unidos trabajan en la sombra, sin ninguna seguridad y expuestos a la explotación y estafas de patronos, contratistas y terceros, normalmente reciben la compensación de su trabajo a través de un tercero que dicen proveerles los seguros y la figura legal para que puedan contratar los trabajos, sin que esto sea cierto y les retienen  por esto entre el 5 y hasta el 35 por ciento de los pagos por su trabajo.

Todos quienes han decidido trabajar formalmente han logrado los siguientes beneficios:

  1. Las oportunidades de conseguir trabajo se multiplican, a través de un negocio legalmente formado, asegurado y con las respectivas licencias para contratar en los Estados Unidos.
  2. Lograr  precios justos acorde al mercado, por su trabajos,
  3. Contratar directamente con Contratistas y Empresas serias.
  4. Trabajar asegurados para casos de accidentes de los empleados o responsabilidad contra terceros
  5. Crear una historia de pagos a través de su negocio, que le permite acceder al Crédito Bancario o Financiero a corto plazo.
  6. Salir de la sombra y trabajar bajo el nombre de su negocio
  7. Todo el esfuerzo de su trabajo, va generando o creando valor para su EMPRESA que podría transferirlo o venderla con el tiempo.
  8. Enmarcarse dentro de las leyes de trabajo y pago de Impuestos en los EEUU.
  9. Protegerse a través de su negocio de estafas o explotación,
  10. Los extranjeros dueños de negocios en los EEUU que emplean a 3 o más personas, pueden lograr un estatus de residente con el tiempo si así lo desearen.
  11. El costo  de trabajar informalmente, siempre resulta mucho mayor que los costos de trabajar bajo una estructura formal de empresa, como lo hemos analizado con todos mis clientes.

Si quieres obtener los beneficios del trabajo contáctanos: info@reacherservices.com / 813-756-6931   

Oscar Peña, RTRP-CPIA

4 grandes ventajas de ser tratado como una S-Corporation

Al momento de crear legalmente tu empresa, puedes solicitar ser tratada  como una small corporation y esto te trae los siguientes beneficios. No importa si eres una LLC o una C Entidad, hay muchas ventajas si conviertes tu empresa como una Small Corporation, te nombramos las 4 más importantes:

  1. La S-Corporation a diferencia de la C-Corporation  no pagan impuestos sobre las ganancias, estas son distribuidas proporcionalmente a los accionistas y estos deben considerarlas como ingresos adicionales en sus declaraciones de Taxes Personales, por lo tanto se les permite tomar adicionales deducciones y excepciones, dependiendo de la situación particular de cada accionista.
  2. Diferentes de la LLC las S-Corporation no pagan impuestos de empleo sobre el total de las ganancia de la Empresa, sino únicamente sobre los salarios de los dueños.
  3. Las pérdidas de la corporación pasan directamente a sus accionistas y pueden ser usadas para disminuir los impuestos originados por otras rentas.
  4. Las S-Corporations, permiten tomar deducciones y realizar reembolsos de ciertos gastos relacionados a los dueños de la Empresa, como Oficina en la Casa, Vehículos, Teléfono Celulares e incluso salario a los hijos de los dueños.

Puedo solicitar ser tratado como un S-corporation?

Para solicitar ser tratado como una Small Corporation debes cumplir con los siguientes requisitos:

  • No haber transcurrido más de 60 días luego de haber sido creada la Corporación.
  • La corporación debe tener menos de 100 accionistas.
  • Todos los accionistas deben ser individuos, o ciertos tipos de fideicomisos.
  • Todos los accionistas deben ser ciudadanos americanos o extranjeros residentes.
  • La corporación debe estar incorporada en Estados Unidos, o ser una entidad no incorporada que hace la elección de ser gravada como doméstica.
  • La corporación debe tener una sola clase de acciones

Si  cumples con estos requisitos y deseas solicitar ser tratado como una small corporation contáctanos:

info@reacherservices.com        813-756-6931

Oscar B. Peña, RTRP-CPIA

Errores comunes al abrir una Empresa o intentar iniciar un negocio y cómo evitarlos.

En estos días me llamó un referido (vamos a llamarlo Alex) de uno de mis clientes, nos reunimos en mi Oficina, buscaba ayuda para llenar una aplicación para rentar un local comercial en una plazoleta local y abrir un negocio para venta de snacks, mi primera inquietud fue el monto de la renta, por lo que decidí que lo más importante en ese momento no era llenar la aplicación, sino conocer, si mi nuevo cliente estaba preparado para asumir las obligaciones que un contrato commercial conlleva. Aquí enumero algunos de los errores que descubrimos y que son comunes en nuevos emprendedores :

  1. Su esposa y él están muy entusiasmados con la idea, eso no sería un error, sino llegan a firmar el contrato sin tener un plan de negocio listo y por escrito y culminada todas las actividades previas antes de que empiece a correr la renta. El entusiasmo muchas veces nos lleva a saltarnos pasos muy importantes que pueden originar fracasar en el intento.
  2. Arrancar sin tener un plan de negocio, es como tratar de llegar a un lugar desconocido sin GPS.  El nivel de detalle del Plan de Negocios es directamente proporcional al nivel de incertidumbre del proyecto, a mayor incertidumbre mayor detalle. Hay proyectos que requieren un Plan de Negocio, tan básico como un Presupuesto.
  3. Alex y su esposa actualmente trabajan, tienen un ingreso fijo, la idea es que Alex deje el trabajo y se dedique al nuevo negocio, esto tampoco sería un error, siempre y cuando el plan financiero contemple una remuneración al menos igual que reemplace el ingreso familiar y no se mezclen finanzas familiares con las finanzas del negocio.
  4. Alex y su esposa  ambos tienen experiencia manejando un negocio de otro tipo en su País de origen, esta experiencia le puede ser útil, pero más importante es conocer del nuevo negocio, sus productos, su mercado, si usted no sabe lo que va a vender, cuánto va a vender, a quien le va a vender y cuando va a vender, todavía no está listo para crear su Empresa.
  5. Alex y su esposa tienen algún capital ahorrado, sus hijos ya están fuera del hogar, nunca es tarde para comenzar una empresa, muchos hubiéramos querido comenzar más temprano, no hay regla que determine qué edad es mejor para comenzar una empresa, pero si comenzamos tarde, arriesgar el capital ahorrado para nuestro retiro puede resultar peligroso, sería mejor buscar financiamiento y evaluar cómo mitigar el riesgo haciendo participar con acciones a la familia.
  6. Alex había ya contactado otra persona para que le cree la Empresa, le hice saber los costos de crear una empresa en Florida, y me dijo que iba a recuperar el dinero anticipado. Si no estas bien informado y asesorado comenzaras tu empresa haciendo el primer mal negocio.

Si necesitas asesoría para crear tu empresa contáctanos: 813-756-6931  /  info@reacherservices.com      

Oscar Peña, RTRP-CPIA